Organiser un Trail : démarches et autorisations nécessaires

Yoann Chapelant Apr 25, 2020
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Organiser un Trail : démarches et autorisations nécessaires

Vous souhaitez ou avez l'intention d'organiser un Trail ? Mais les démarches restent flous et vous ne savez pas par quoi commencer ? Il est temps d'éclaircir le dossier de demande d'organisation.

1. La carte

Une carte avec le ou les parcours vous sera demandée à chaque échange avec les administrations. Elle servira de référence pour vérifier que vous respectez bien les règles techniques et de sécurité c'est pourquoi il est important de bien la renseigner.

Commencez par créer une trace et vous ajouterez des compléments au fur et à mesure. Open Runner propose une offre pour créer votre parcours et ajouter les points d’intérêts.

Sur cette carte pensez à faire figurer :

  • Le départ et l'arrivée
  • Le sens du parcours
  • Les ravitaillements
  • L'emplacement des commissaires de course
  • L'emplacement des signaleurs. En annexe vous devez impérativement joindre un tableau avec nom, prénom, âge et n° de permis de conduire de chaque signaleur.
  • Les accès des secours
  • Les points de secours

Pour vous donnez une idée voici un exemple de dossier de sécurité avec la carte.

1.1. Votre parcours passe par des propriétés privées ?

Il va vous falloir un accord écrit daté et signé du propriétaire du terrain. Contactez-le bien en amont et prévoyez quand même un itinéraire de contournement si il ne vous donne pas son accord.

1.2. Votre parcours passe par une forêt domaniale ?

Une forêt domaniale (qui appartient à l'état) est gérée par l'ONF. Si vous avez l'intention de traverser ce type de forêt vous devez faire une demande d'autorisation de manifestation sportive en forêt domaniale

Vérifiez si votre parcours traverse ou non une forêt domaniale : en vert les forêts domaniales, en marron les forêts communales (dans le cas des forêts communales l’autorisation du Maire suffit).

Le contrat doit être ajouté à votre dossier de demande d'autorisation en préfecture que l'on verra plus loin.

1.3. Votre parcours passe dans un site Natura 2000 ?

Les sites Natura 2000 sont des zones visant à assurer le bon état de conservation de certains habitats et espèces (animales et végétales) considérés comme menacés, vulnérables ou rares.

Vérifiez si votre parcours traverse un site Natura 2000.

C'est le cas ? Deux options s'offrent à vous :

  • Adaptez votre parcours pour contourner le site Natura 2000
  • Faîtes une demande d'autorisation de passage en théorie au minimum 3 semaines avant le départ. En pratique faîtes cette demande le plus tôt possible, car si elle est refusée vous allez devoir adapter votre parcours

L'autorisation doit être ajoutée à votre dossier de demande d'autorisation en préfecture que l'on verra plus loin.

Parcours du trail

2. L'assurance

Vous avez une obligation contractuelle de sécurité vis-à-vis des Traileurs. C'est pourquoi avant même de commencer à remplir le dossier de demande d'autorisation, vous devez avoir le justificatif d'assurance.

Contactez l'assurance de votre organisation pour lui faire part de votre volonté d'organiser un Trail, elle vous délivrera le document qui prouve que vous êtes couverts.

3. L'avis de la FFA

Vous devez demander l'avis de la Fédération Française d'Athlétisme (FFA) pour qu'elle puisse vérifier si vous respecter les règles techniques et de sécurité.

A ce dossier vous devez ajouter :

  • Le règlement de l'épreuve avec le dossier de sécurité dont voici un modèle : modèle de dossier de sécurité 
  • Le bulletin d'inscription qui sera obligatoirement remplit par les participants

Ce dossier doit être envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception au comité départemental d'athlétisme du département de départ 3 mois avant le départ si le Trail reste dans le département ou 4 mois avant le départ si le Trail traverse plusieurs départements.

Le tout est à envoyer en 2 exemplaires.

4. L'autorisation des maires

Une fois le parcours tracé, vous allez devoir contacter les maires de toutes les communes traversées. Nous vous avons préparé un exemple de lettre à adresser aux mairies. N'oubliez pas de joindre à votre lettre un dossier de présentation de l'épreuve, la carte avec le parcours et une estimation des temps de passage.

[Nom, adresse et téléphone de l'association]
[Nom, adresse et téléphone de son représentant légal]

À [lieu] , le [date]


Objet : Passage d’une manifestation sportive dans votre commune

Madame/Monsieur le Maire,

Le [date], notre association [nom de l’association] organise un trail. D’après nos estimations, il devrait y avoir environ [xx coureurs et accompagnateurs] au départ de cette épreuve qui sera donné au [adresse] à [heure].

Vous trouverez en annexe à ce courrier :

    1. Le dossier de présentation de l'épreuve
    2. La carte avec les parcours et l'emplacement des signaleurs
    3. Les heures approximatives de passage des concurrents 

Comme vous pourrez le constater, le parcours emprunte des chemins de votre commune. J’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir autoriser le passage de notre manifestation sur votre commune. Je ne manquerai pas de communiquer aux participants les indications que vous nous donnerez.

En espérant que vous serez sensible à cette demande, Je vous prie d'agréer, Madame/Monsieur le Maire, l'expression de ma considération distinguée.


[Nom] [Prénom] la/le Présidente/Président

Modèle de lettre de demande de passage sur une commune

5. Le dossier de demande d'autorisation en préfecture

Une fois les autorisations des mairies reçues et l'avis favorable de la FFA, vous pouvez enfin faire votre dossier final de demande d'autorisation. 

5.1. La composition du dossier

  • Demande d'autorisation pour l'organisation d'un événement sur une voie ouverte à la circulation publique, un circuit, un terrain ou un parcours
  • Un exemplaire signé de l’attestation de la police d’assurance de l'organisation
  • L'avis de la FFA ou la preuve de l'envoi par lettre recommandée avec accusé de réception de la demande d'avis (l'avis est favorable si la FFA ne c'est pas manifestée un mois après réception de la demande)
  • La carte des parcours avec les emplacements des signaleurs
  • Si vous traversez une forêt domaniale : le contrat
  • Si vous traversez un site Natura 2000 : l'autorisation
  • Si vous traversez une propriété privée : l'accord écrit des propriétaires
  • Le règlement de l'épreuve avec le dossier de sécurité (comme pour la demande d'avis de la FFA)
  • La lettre de demande d'autorisation dont voici un modèle :
[Nom, adresse et téléphone de l'association]
[Nom, adresse et téléphone de son représentant légal]

À [lieu] , le [date]


Objet : Organisation d’un Trail en date du jj/mm/aaaa

Madame/Monsieur le Préfet

Je vous informe que l’association souhaite organiser un Trail, sous l'appellation [indiquer le nom de l'événement] :

• Le [date ou du ...] [au ...] [inclus,]
• à [lieu(x)]

Le bon déroulement de la manifestation requiert une occupation temporaire du domaine public par l'association :

• Le [jj/mm/aaaa] ou du [jj/mm/aaaa] au [jj/mm/aaaa] inclus
   Heure de début : [hh:mm]
   Heure de fin : [hh:mm]
• A l'endroit suivant (ou aux endroits suivants) : [adresses]

J'estime le nombre maximum de personnes susceptibles d'être rassemblées au même endroit au même moment à [indiquer le nombre].

Vous trouverez, ci-joint, la liste des personnes mandatées pour assurer la bonne organisation de l'événement, avec leurs nom, prénom, domicile et moyens de contact :

[Prénom, nom, domicile des organisateurs de l'événement habitant dans le département où a lieu la manifestation]

Je me tiens à votre disposition pour tout renseignement complémentaire que vous jugerez utile.

Je vous prie d'agréer, Madame ou Monsieur le Préfet, l'assurance de ma considération distinguée.


[Prénom, Nom et signature de l'un des organisateurs]

Modèle de déclaration préalable d'une manifestation sur la voie publique

5.2. A qui envoyer ce dossier ?

L’autorisation définitive est délivrée par le Préfet ou par le sous préfet du lieu de la manifestation. Il faudra distinguer deux cas : 

Le Trail reste dans le département

Bonne nouvelle, votre dossier doit être envoyé 6 semaines avant le début de la compétions (arrêté du 1er décembre 1959, art 5). L'autorisation sera donnée par le Préfet du département de départ c'est donc à lui qu'il faut envoyer votre dossier.

Le Trail traverse plusieurs départements

Dans ce cas il va falloir être prêt bien en avance car le dossier doit être déposé au minimum 3 mois avant le début de la manifestation. 

C'est le préfet du département du départ qui donne l'autorisation après concertation avec les préfets des départements traversés. Ce qui explique que la demande doit être faite plus en amont.

6. Les entités à prévenir 

Tout est accepté ? Les maires, la FFA et le Préfet ont donné leurs accords ? Félicitations ! Votre Trail va officiellement pouvoir avoir lieu. Il vous reste une petite action à faire pour respecter vos engagements envers la FFA...

Pour rappel vous vous êtes engagé à informer :

  • Les services de police et de gendarmerie du volume et des obligations (routes traversées...)
  • Les pompiers, la Croix Rouge, la Protection Civile et le SAMU sur le type d'épreuve et le nombre de participants
  • Enfin vous devez informer la Direction Départementale de la Jeunesse et des Sports

7. Comment simplifier toutes ces démarches

Culture Trail, dans son objectif de simplifier l’organisation de Trails, vous propose de faire à votre place les démarches d'autorisations. Vous aurez alors un unique contact qui constituera votre dossier et s'assurera que toutes les pièces demandées seront livrées en temps et en heure. Contactez-nous pour en savoir plus.

Il ne me reste qu'à vous souhaiter du courage et une belle réussite pour votre événement !

Organisateurs

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